Faktury KSeF – o co w tym chodzi?

Uśmiechnięta kobieta przygotowuje e-fakturę KSeF

Czy wiesz, czym jest „Krajowy System e-Faktur”? To rozwiązanie przyszłości, które wywrze znaczny wpływ na obieg dokumentacji biznesowej w naszym kraju. System ten daje możliwość wystawiania tzw. faktur ustrukturyzowanych zgodnych z wytycznymi rządowymi – tzw. „faktur KSeF”. Co to jest i jak działa ten program? Przeczytaj, by już teraz poznać Krajowy System e-Faktur – zanim stanie się obowiązkowy!

Czego dowiesz się z artykułu?

  • Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?
  • KSeF – od kiedy obowiązkowy?
  • System KSeF, faktury ustrukturyzowane – czy warto z tego korzystać już teraz?
  • Comarch EDI a integracja z KSeF

Co to jest KSeF (Krajowy System e-Faktur)?

Na wstępie wyjaśnijmy, czym w ogóle jest Krajowy System e-Faktur. To platforma teleinformatyczna stworzona przez rząd, umożliwiająca wysyłanie, odbieranie i archiwizowanie faktur. Rozwiązanie to wpisuje się w światowy trend dotyczący zmiany procesowania e-faktur: z modelu post-audit na model clearance. Oznacza to m.in., że .

A poprawność ma tu duże znaczenie – bowiem e-faktury KsEF muszą być wystawiane według ściśle określonego schematu. Przyjmują one format KSeF XML i mają wyznaczoną strukturę – opisaną w szczegółowej specyfikacji technicznej opracowanej przez Ministerstwo Finansów. Faktury zgłaszane do systemu dostają też swój indywidualny numer KSeF. I to one właśnie noszą nazwę faktur ustrukturyzowanych.

KSeF – od kiedy obowiązkowy?

Rozwiązania podobne do Krajowego Systemu e-Faktur zostały już wdrożone w niektórych krajach na świecie, także w Europie. Polska nad takim programem pracuje od 2021 roku. To właśnie wtedy wdrożono testową wersję systemu, do której zaproszono chętnych podatników. KSeF uruchomiono od stycznia 2022 roku. Dołączenie do platformy nie jest jednak na razie obowiązkowe – z aplikacji KSeF mogą korzystać ci przedsiębiorcy, którzy są tym zainteresowani.

Niedługo jednak ta sytuacja ulegnie zmianie, a rozwiązanie to stanie się obligatoryjne. Wówczas wszyscy przedsiębiorcy w naszym kraju będą musieli wdrożyć w swoich firmach program KSeF. Od kiedy taki obowiązek ma wejść w życie? Ministerstwo podaje, że nastąpi to  już od stycznia 2024 roku.

System KSeF, faktury ustrukturyzowane – czy warto z tego korzystać już teraz?

Jak już wspomnieliśmy, mimo że na razie KSeF nie jest obowiązkowy, to chętni przedsiębiorcy mogą wdrożyć go w firmie już teraz – i przygotować się na nadchodzące zmiany. Warto przemyśleć to rozwiązanie, ponieważ system ten jest narzędziem nowoczesnym i usprawniającym obieg dokumentacji biznesowej.

Przede wszystkim faktury ustrukturyzowane mają (jak sama nazwa wskazuje) jednolitą strukturę, co sprzyja przejrzystości dokumentów. Co więcej, aplikacja KSeF pozwala je przechowywać przez okres 10 lat – co zmniejsza koszty archiwizacji. Przedsiębiorcy korzystający z systemu są też zwolnieni z obowiązku przechowywania faktur w formacie JPK, by je przedstawić na ewentualne żądanie instytucji podatkowej. Ponadto Krajowy System e-Faktur znacznie ułatwia wystawianie faktur korygujących. Dla firm, które wdrażają u siebie ten program, Ministerstwo Finansów zaplanowało jeszcze jeden bonus – szybszy zwrot podatku VAT. Przy spełnieniu określonych warunków można na niego liczyć już po 40 dniach.

Comarch EDI a integracja z KSeF

Aplikacja KSeF to zatem rozwiązanie dające wiele korzyści. Niemniej jego wdrożenie może być czasochłonne i nieść pewne problemy, głównie techniczne i systemowe.  Jest jednak rozwiązanie.  Mowa o programie, który zdejmuje z Ciebie wszelkie utrudnienia związane z wystawianiem, wysyłaniem i odbieraniem faktur ustrukturyzowanych – takim jak Comarch EDI.

Comarch EDI to platforma, która pozwala m.in. na zarządzanie obiegiem dokumentów elektronicznych. . Firma Comarch od początku aktywnie uczestniczyła w rządowych pracach nad opracowaniem Krajowego Systemu e-Faktur. Dlatego od razu po tym, jak weszła w życie możliwość korzystania z niego, Comarch EDI postawił na integrację z KSeF.

Co to dokładnie oznacza? Mianowicie w ramach tej platformy nie musisz się martwić o nadanie fakturze odpowiedniej, wymaganej przez system specyfikacji – Comarch EDI zrobi to za Ciebie. Zadba o walidację nie tylko systemową, lecz także biznesową. Jeśli któryś z Twoich kontrahentów ma własne wymogi wobec wystawianych dokumentów, zostaną one również uwzględnione w fakturze KSeF. Comarch EDI zintegrowany z KSeF pozwala więc na wystawianie faktur ustrukturyzowanych, wysyłanie ich do systemu i archiwizowanie. To zaś oznacza, że możesz korzystać z zalet innowacyjnego systemu prosto i wygodnie. Brzmi dobrze? Koniecznie sprawdź, jak dokładniej działa Comarch EDI zintegrowany z Krajowym Systemem e-Faktur!

Poprzedni artykułPIT 37, czy PIT36 – jaki PIT wybrać i czym się od siebie różnią
Następny artykułCo warto wiedzieć o stoiskach targowych?

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Proszę wpisać swój komentarz!
Proszę podać swoje imię tutaj